「会議で決まったことが実行されない」「部門間で認識がずれている」という問題の多くは、一度きちんと話し合う場を作ることで改善できます。ただ、話し合いの場を作るだけでは不十分で、設計が重要です。
ワークショップの目的を一つに絞る ¶
ワークショップが失敗するパターンで最も多いのは、目的が複数あることです。「課題を整理して、解決策を決めて、役割分担も決める」を半日でやろうとすると、どれも中途半端になります。一回のワークショップで達成することを一つに絞ってください。
アイスブレイクに時間をかけすぎない ¶
アイスブレイクは必要ですが、15分以上かけると本題の時間が削られます。MeshZone42では、「今、一番気になっていること（仕事以外でも可）を一言で」という問いを使います。答えるのに準備が不要で、場が少し柔らかくなります。
付箋を使う理由 ¶
課題の洗い出しに付箋を使うのは、「発言しにくい人でも書ける」からです。会議では声の大きい人の意見が通りやすいですが、付箋であれば全員が同じ量の情報を出せます。書いた付箋をグルーピングする作業も、参加者全員が動くので場が活性化します。
アクションを決めるときの注意点 ¶
ワークショップの最後に「次のアクション」を決めますが、「誰が」「いつまでに」「何をするか」の三つが揃っていないアクションは実行されません。「検討する」「確認する」という動詞は避けて、「〇〇さんが〇月〇日までに〇〇を決める」という形にします。
ワークショップ後のフォロー ¶
ワークショップで決まったことを、2週間後に確認するセッションを設けることをお勧めします。決まったことが実行されているか、障害が出ていないかを確認します。このフォローがないと、ワークショップの効果が半減します。
ワークショップは、場を作ることが目的ではありません。その後のチームの動きが変わることが目的です。設計と進行に少し時間をかけるだけで、結果は大きく変わります。